Bài 3 Quản lý nhân sự – bản thân

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Quản lý nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực cho một công ty, doanh nghiệp.

Việc quản lý nguồn nhân lực bắt nguồn từ việc dẫn dắt các hoạt động và mục tiêu làm việc. Người làm công việc quản lý nhân sự sẽ chịu trách nhiệm phát triển các quy trình và hỗ trợ nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.

Bên cạnh đó, người quản lý nhân sự còn có nhiệm vụ thu hút và giữ chân các nhân viên đạt tiêu chuẩn cũng như sắp xếp công việc phù hợp với khả năng của họ. Điều này vô cùng quan trọng với bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào.

Vậy cuối cùng, quản lý nhân sự là gì ? Đó chính là người khai thác và sử dụng nguồn nhân lực trong một công ty, doanh nghiệp sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.

Quản lý nhân sự là công việc quan trọng cần có trong mọi lĩnh vực chứ không chỉ riêng gì kinh doanh.

Tuy nhiên ở mức độ cá nhân mình chia sẻ ở đây Bạn sẽ là người chủ hoạt động kinh doanh và bạn vừa là ông chủ vừa là nhân viên. Trước tiên bạn phải biết cách quản lý bạn trước đã.

Mình đã bắt đầu công ty từ 1 mình vì không có nhiều tiền để thuê nhân viên từ ban đầu và cũng rất khó để thuê nhân viên vì công ty bạn chưa nổi tiếng, chưa có tên tuổi, chưa ai biết đến, văn phòng bạn không đẹp mắt thì khó mà có ai chịu về làm cho bạn.

Do đó bạn phải tự mình làm tất cả từ đầu, ở tình huống bạn là 1 công ty non trẻ mới ra mắt thị trường, việc đầu tiên là cố gắng tìm khách hàng càng sớm càng tốt, và hãy phục vụ họ đến khi bạn làm không xuể cảm thấy cần người hỗ trợ, lúc này bạn có thể nghĩ đến việc tìm kiếm đối tác hoặc tuyển dụng.

Các loại hình có thể phát triển nhân sự:

  1. Đối tác cùng góp vốn và cùng làm
  2. Đối tác là cộng tác viên
  3. Đối tác là nhân viên
  4. Đối tác là nhân sự thuê ngoài  (cty cung ứng lao động hoặc dịch vụ)

Tùy theo giai đoạn doanh nghiệp bạn chọn đối tác phù hợp nhé!

QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ

XÁC ĐỊNH NHU CẦU TUYỂN DỤNG

Trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, người quản lý phải xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Các nhu cầu này có thể xuất phát từ nhiều lý do, chẳng hạn như nhằm thay thế nhân viên cũ, cần thêm nhân viên cho dự án mới, bổ sung trong thời kỳ cao điểm kinh doanh…

Theo kinh nghiệm của mình Bạn cần có kế hoạch xa khoảng 3 tháng đến 12 tháng để có sự chuẩn bị tốt cho kế hoạch kinh doanh vì không phải nhân sự mới vào là có thể làm được việc ngay mà phải qua đào tạo.

Đồng thời Bạn phải xác định được khả năng phát sinh công việc trong khoảng thời gian đó, những phát sinh công việc có tạo ra doanh thu để bạn trả lương cho nhân viên mới không.

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hiểu đúng về bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc cho một vị trí công việc (hay “chức danh công việc”) là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên.

Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó.

Như vậy, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức

Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc

1. Mục tiêu công việc

2. Công việc và nhiệm vụ

3. Quyền hạn

4. Phụ trách quản lý trực tiếp hoặc bộ phận

5. Trình độ chuyên môn/ Kỹ năng công việc/ Ngoại hình/ Tính cách cần có

6. Số năm kinh nghiệm

Lưu ý: Bạn phải mô tả thật chi tiết, càng chi tiết tỉ lệ hiệu quả công việc càng cao. Bạn sẽ làm việc với họ lâu hơn, và phát triển bền vững hơn.

CHÍNH SÁCH THU HÚT TUYỂN DỤNG

Tận dụng mạng lưới tuyển dụng nội bộ
Mạng lưới tuyển dụng nội bộ là một trong những kênh thông tin tiết kiệm và nhanh chóng nhất giúp tuyển dụng nhân tài. Dựa trên các mối quan hệ tại công ty, nhà tuyển dụng có thể khuyển khích toàn bộ cán bộ công nhân viên tích cực giới thiệu nguồn lao động cho công ty để có thể tìm được nhân sự phù hợp. Hãy đăng các thông báo tuyển dụng lên bản tin nội bộ của công ty, liệt kê đầy đủ thông tin về vị trí tuyển dụng và yêu cầu cụ thể đối với ứng viên. Như vậy, các nhân viên sẽ có đủ thông tin để giới thiệu cho bạn bè, người thân của họ.

Liên kết với các trường đào tạo nhân lực chuyên môn
Điều này giúp cho nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm những ứng viên có đủ chuyên môn, phù hợp với công việc và tiết kiệm chi phí. Không những vậy, họ còn giúp quảng bá hình ảnh của công ty trong mắt sinh viên, thế hệ nguồn nhân lực tương lai.

Tuyển dụng trực tuyến
Sự phát triển của internet và công nghệ thông tin giúp cho các nhà tuyển dụng có được kênh thông tin nhanh chóng và rộng lớn. Đa phần nhà tuyển dụng đều đồng ý rằng tuyển dụng trực tuyến là giải pháp nhanh nhất, tiết kiệm nhất để chọn lựa nhân sự cho công ty mình.Họ có thể chủ động chọn lựa từ hồ sơ ứng viên trên các trang web tuyển dụng trực tuyến, đồng thời thu gọn danh sách phỏng cấn. Điều này giúp cho công tác tuyển dụng tiêu tốn ít chi phí và công sức của nhà tuyển dụng

Tuyển dụng qua mạng xã hội
Các trang mạng xã hội như Facebook hay Google Plus, Twitter, LinkedIn, Pinterest là các mạng xã hội được người dùng yêu thích. Thời gian trung bình sử dụng mạng xã hội trung bình một ngày cao giúp cho mạng xã hội trở thành một công cụ tất yếu để xây dựng hệ thống tuyển dụng và thực hiện hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng qua mạng xã hội.

Tuyển dụng qua điện thoại
Phỏng vấn qua điện thoại giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian cho công tác tuyển dụng. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cũng cần chú ý xây dựng bảng câu hỏi cụ thể trước khi liên hệ với ứng cử viên để nhanh chóng xác định được các ứng viên đạt yêu cầu và loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu, tối ưu hoá kết quả mang lại Nếu được kết hợp với một quy trình tuyển dụng chặt chẽ, chắc chắn nhà quản lý sẽ tuyển được cho mình những nhân viên phù hợp nhất.

QUAN TRỌNG:

Bạn nên để hình ảnh công ty bạn luôn thu hút với các ứng viên bên ngoài để tạo cho ứng viên có mong muốn được vào công ty bạn là một điều vinh hạnh và mơ ước.

Ví dụ: Thương hiệu cty bạn, Mức lương hoặc thưởng hàng năm, Chế độ nghỉ dưỡng du lịch, Hoạt động cộng đồng tốt cho xã hội, Chính sách đào tạo chuyên nghiệp,…

GIỮ CHÂN NGƯỜI TÀI

Có nhiều nghiên cứu đã chỉ ra một môi trường làm việc thoải mái sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, khỏe mạnh cả thể xác lẫn tâm hồn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Điều này đã dẫn đến phong trào xây dựng nhóm làm việc hiệu quả.

XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Để xây dựng được môi trường làm việc thoải mái, hiệu quả với tư cách là một nhà lãnh đạo trước tiên bạn cần hiểu biết sâu sắc về điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để nỗ lực để trở thành người lãnh đạo tốt nhất có thể được.

LẮNG NGHE Ý KIẾN NHÂN VIÊN

Hãy dành thời gian cùng các nhân viên có những cuộc họp để lắng nghe các phản ánh, đánh giá về công việc và môi trường làm việc. Những điều làm ảnh hưởng không tốt đến môi trường làm việc cần được loại bỏ. Bằng cách hoàn thành bảng đánh giá nhóm, sẽ giúp nhà lãnh đạo nắm được thông tin để đưa ra các giải pháp phù hợp. Đây là cơ hội giúp các cá nhân có cơ hội để phản ánh và chia sẻ những suy nghĩ của mình một cách an toàn vì thông tin sẽ được bảo mật trong bảng đánh giá.

TẠO CƠ HỘI CHO NHÂN VIÊN

Tương tác giữa các cá nhân là điều vô cùng quan trọng trong làm việc nhóm. Mối quan hệ sẽ trở nên mạnh mẽ hơn khi mọi người đều nhận được sự tôn trọng, lắng nghe và chia sẻ từ mọi người xung quanh. Điều này sẽ dễ dàng hơn khi chúng ta buông bỏ những điều không tốt trong quá khứ, bỏ đi những định kiến trong quá khứ và nhìn thấy những khía cạnh tích cực của nhau.

Chúng ta có khả năng xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ khi biết cách nhìn vào những điểm mạnh của các thành viên trong nhóm và tôn trọng những phẩm chất mà mỗi người mang lại cho nhóm. Nếu chúng ta tập trung vào điểm mạnh của nhau, chúng ta sẽ tiếp tục thấy điểm mạnh; nếu chúng ta tập trung vào điểm yếu, chúng ta sẽ chỉ thấy điểm yếu của mọi người mà thôi.

CÔNG NHẬN THÀNH QUẢ NHÂN VIÊN

Cảm giác liên tục không được đánh giá cao có thể khiến nhân viên cảm thấy kiệt sức. Một lời khen ngợi không tốn nhiều thời gian nhưng lại mang đến hạnh phúc, tạo động lực làm việc cho nhân viên tại nơi làm việc. Ví dụ, nhân viên chăm sóc khách hàng thường xuyên phải làm việc với khách hàng, áp lực công việc nhưng khi được quản lý đánh giá đúng năng lực, động viên sẽ giúp họ có thể tiếp tục phấn đấu để hoàn thành công việc tốt nhất.

VÒNG ĐỜI NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY

Giai đoạn quan trọng trong vòng đời công việc của nhân viên

Sự gắn bó của nhân viên với công ty không thể thực hiện chỉ qua một hoạt động. Để cải thiện tỉ lệ lưu giữ nhân viên, suy nghĩ và cảm nhận của họ cần được thu thập liên tục trong suốt thời gian làm việc.

Có thể chia vòng đời làm việc của một người thành các nhóm chính như: phỏng vấn, hội nhập, quản lý, phát triển và văn hóa.

Giai đoạn 1: Phỏng vấn tuyển dụng

Theo nghiên cứu Hudson năm 2018 với 88% công ty tại Singapore tăng số lượng nhân viên hoặc thay thế nhân viên nghỉ việc, nhà nhân sự cần hiểu rằng để tìm kiếm ứng viên phù hợp có thể phải mất rất nhiều thời gian và công sức đầu tư.

Các nhà quản lý tuyển dụng nên cam kết tìm kiếm người có thể hợp tác lâu dài và đem lại nhiều lợi ích cho công ty hơn là chỉ tìm người đáp ứng các bằng cấp tối thiểu. Mỗi một nhân viên là một sự đầu tư và nên được thực hiện một cách xứng đáng. Lấp đầy vị trí còn trống có thể đáp ứng nhu cầu nhân sự hiện tại nhưng không phải là mục tiêu cuối cùng, thay vào đó, tuyển dụng nhân tài mới sẽ đóng góp vào việc xây dựng và phát triển tổ chức.

Giai đoạn 2: Hội nhập

Quá trình hội nhập của nhân viên mới thường bị bỏ qua nhưng thực tế lại rất quan trọng và là một giai đoạn không thể thiếu trong vòng đời công việc của nhân viên.

Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực Hoa Kỳ (SHRM) chỉ ra rằng hơn 69% nhân viên sẽ gắn bó với một công ty ít nhất 3 năm nếu họ nhận được trải nghiệm tốt trong quá trình hội nhập. Ngược lại, nếu nhân viên cảm thấy bị xa lánh và thiếu tự tin, họ có thể sẽ rời khỏi công ty ngay sau đó.

Giai đoạn 3: Quản lý, phát triển và văn hóa

Đây là giai đoạn cuối cùng và cũng là giai đoạn quyết định đến việc giảm tốn kém không mong muốn của biến động nhân sự. Theo khảo sát của Jobstreet năm 2017, có 2 yếu tố dẫn đến sự không hài lòng trong công việc là vấn đề với nhóm quản lý và điều hành, sự thiếu vắng cơ hội đào tạo và phát triển sự nghiệp.

Sự quản lý tích cực và văn hóa giúp thúc đẩy thương hiệu cho nhà tuyển dụng và cho phép nhà nhân sự cũng như các nhà lãnh đạo có thể thu hút nhân tài tiềm năng và giữ chân họ tốt hơn.

Tập trung vào 5 điểm này qua hành trình trải nghiệm của nhân viên tại một công ty sẽ giúp củng cố mối quan hệ với nhân viên hiện tại và các ứng viên tương lai.

Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả không chỉ tạo động lực cho nhân viên gắn bó hơn với công việc mà còn giảm thiểu chi phí tổn thất về biến động nhân sự hay khả năng “biến mất” một cách cố ý của ứng viên hay nhân viên mới.

KẾT LUẬN

Trên đây mình đã chia sẽ 1 số kiến thức thực tiễn mình đã trãi nghiệm về quá trình quản trị nhân sự mình đã trãi qua. mình tóm gọn lại gồm các ý quan trọng sau:

Cố gắng làm tốt giai đoạn marketing & bán hàng

Sau đó bạn hãy tìm người có thể đi chung thuyền với mình và phải xác định thật kỹ người sẽ cùng mình chèo chiếc thuyền sẽ như thế nào, đồng thời có những hợp đồng ràng buộc để tránh rủi ro cho cả hai trong quá trình chung sống trên thuyền.

Hãy cùng tạo cho nhau những giây phút tuyệt vời khi ở bên nhau chèo thuyền đó là xây dựng môi trường và văn hóa doanh nghiệp.

Cuối cùng là cùng nhau xây dựng thêm những chiếc thuyền khác to hơn, đông hơn và đẹp hơn!